Ekonomisystem
Ett ekonomisystem är ett system av moduler som integrerar ett företags olika avdelningar med varandra. Systemet består i huvudsak av två komponenter:
- Informationssystem – Som lagrar och bearbetar informationen, antingen manuellt, semiautomatiskt eller helt automatiskt.
- Standardsystem – Vilket är ett system med standarder för företagets interaktion med omvärlden.
Alla företag samlar på sig massor av information som lagras på olika ställen i företagets organisation. Som ett resultat av detta är det ofta ett tidsödande arbete att leta rätt på informationen även om den finns inom organisationen. Ett ekonomisystems huvuduppgift är att komma till rätta med att all information som företaget har om omvärlden är fragmenterad i företaget och göra all information lättillgänglig för företagets samtliga medarbetare. Informationen företaget har om sin omvärld såsom exempelvis kunder, konkurrenter och myndigheter samlas i en och samma databas. Med en logiskt strukturerad användarplattform möjliggörs sedan en snabb tillgång till all information till företagets samtliga medarbetare.
Standardiserade ekonomisystem kan i någon mån anpassas efter företagets verksamhet. Ofta måste emellertid även företagets organisation anpassas vid införandet av ett nytt ekonomisystem. Detta kan leda till konflikter då medarbetarna är vana vid en viss arbetsprocess och inte vill anpassa denna på grund av ett nytt ekonomisystem. Ett annat exempel på en vanlig anledning till motstånd mot införandet av ett ekonomisystem är att medarbetarna vet att transparensen ökar då ekonomisystemet ger en tydlig bild av vad avdelningar och enskilda medarbetare presterar. Detta kan väcka olustkänslor även hos ambitiösa medarbetare och därför är det viktigt att ekonomisystemet inte uppfattas som ett system för övervakning av företagets medarbetare.
Vid införandet av ett nytt ekonomisystem är det viktigt att företagets medarbetare utbildas för att systemet skall fungera. Om inte tid och pengar investeras i utbildning kan detta resultera i att det nya ekonomisystemet inte kan användas eftersom kompetensen saknas. I samband med utbildningen är det lämpligt att företagets medarbetare känner sig motiverade och är villiga att genomföra en förändring av arbetsprocessen. Det är då viktigt att medarbetarna känner sig delaktiga i förändringsarbetet för att stimulera förändringsviljan. För att de skall känna sig delaktiga krävs att de får möjlighet att framföra sina synpunkter och eventuella farhågor samt att dessa diskuteras och tas på allvar. Det kan inte nog poängteras hur viktigt det är att företagets medarbetare känner sig motiverade så att de inte får en negativ attityd till införandet av ekonomisystemet.
Letar du efter ett lämpligt ekonomisystem för ditt företag så kan du med fördel inhämta nödvändig kunskap genom att besöka olika leverantörers hemsidor. Detta ger dig samtidigt en överblick av vad marknaden har att erbjuda vad gäller ekonomisystem.
