De olika metoderna för tidredovisning


Det finns tre olika tidredovisningsmetoder: Individuell tidredovisning, frekvensstudier och skattningar. Individuell tidredovisning innebär att anställda dagligen, veckovis eller varje månad får redovisa hur mycket arbetstid de lagt ner på olika verksamhetsobjekt.

Individuell tidredovisning är den metod som är mest korrekt och precis men samtidigt den klart dyraste metoden. Som företagsledare bör du avstå från att införa en mer omfattande tidredovisning än vad ditt företag verkligen behöver. Därför bör du och den övriga företagsledningen noga överväga vad det är för resultat ni eftersträvar med tidredovisningen och ta beslut om detta innan ni implementerar systemet. Kostnadsfrågan är vid tidredovisning helt underordnad redovisningens kvalitet. Ni kan lägga ner hur mycket pengar som helst i ett fint system med alla möjliga finesser, om användarna känner sig övervakade eller upplever redovisningen som onödigt betungande så får ni ingen nytta av systemet eftersom tidsuppgifterna som matas in inte är fingerade eller på annat sätt inkorrekta.

Frekvensstudier har många likheter med individuell tidredovisning med i stort sett samma redovisningsperioder. Dessa studier pågår dock inte fortlöpande utan genomförs endast ett fåtal gånger per år eller med större mellanrum än så. Skattningar är den tidredovisningsmetod som har minst omfattning. Inte heller skattningar genomförs fortlöpande utan förekomemr oftast i samma omfattning som frekvensstudier. Den stora skillnaden mellan skattningar och frekvensstudier är att vid skattningar så nöjer man sig med att medarbetarna uppskattar hur de fördelat sin tid mellan de olika verksamhetsobjekten.

När du som företagsledare skall välja metod för tidredovisning så måste du utgår från det informationsbehov företaget har. Det är bara kontraproduktivt, kostsamt och saknar mening att låta de anställda redovisa sin tid i en omfattning som ni sedan inte har möjlighet att bearbeta och använda. Ni bör tänka på att det tidredovisningssystem ni väljer måste förankras hos alla företagets anställda innan det implementeras. Slutprodukten av tidredovisningen blir inte bättre än den information som matas in i systemet av företagets alla anställda.

{ Kommentarer för detta inlägg är stängda }

Elektronisk fakturering

Varför elektronisk fakturering?

Elektronisk fakturering fungerar på så sätt att en elektronisk faktura skickas direkt till köparen över internet. Den elektroniska fakturan tas emot hos köparen av någon form av ekonomisystem varefter den elektroniska fakturan godkänns automatiskt eller manuellt. Det är lätt att se hur elektronisk fakturering gynnar såväl köpare som säljare.

Elektronisk fakturering med e-faktura innebär:

  1. Att utskriftskostnader och portokostnader försvinner
  2. Att faktureringsprocessen går snabbare
  3. Att säljaren kan få in intäkterna tidigare
  4. Att fakturan överförs till köparen på ett säkrare sätt
  5. Att det är betydligt enklare för köparen att stämma av fakturan mot order

Fakturering med e-faktura har som synes flera fördelar i jämförelse med vanlig fakturering medelst pappersfaktura. Det är upp till köparen och säljaren att själv bestämma hur pass automatiserad hanteringen av de elektroniska fakturorna skall vara. Om två företag har många transaktioner sinsemellan så är det inget som hindrar att hela processen från order till betalning av e-faktura bara tar några sekunder. Givetvis kan köparen ändå få 30 dagars kredit men med elektronisk fakturering har inte längre kredittiden sitt berättigande i invecklade och omständiga betalningsrutiner.

För några år sedan pratades mycket om det ”papperslösa kontoret”. Troligen kommer vi alltid att vara beroende av att sätta vissa saker på pränt så det helt ”papperslösa kontoret” är inte praktiskt genomförbart. Ett stort steg på vägen är dock elektronisk fakturering. Elektronisk fakturering är praktiskt genomförbart och inte bara det, betalning med elektronisk faktura är både logiskt och ekonomiskt. Genom att gå över till elektronisk fakturering får ditt företag bättre lönsamhet, förbättrat kassaflöde, ökad effektivitet och säkerhet.

Vad gäller fakturahanteringssystem för olika grad av automatisering av elektronisk fakturering så återkommer vi till detta i en kommande artikel. Även om flertalet ekonomisystem idag kan hantera elektronisk fakturering på ett adekvat sätt finns det vissa saker du absolut bör tänka på innan du tar ett automatiserat fakturahanteringssystem i bruk.

{ Kommentarer för detta inlägg är stängda }